يستلزم الأمر من المنشأة ان تستقر على طريقة المحاسبة الواجبة الاتباع فبعضها يطبق الطريقة الإيطالية وما تحتاجه من دفتر يوميه واحد ودفاتر الأستاذ وميزان مراجعه والبعض يطبق اما الطريقة الفرنسية او الإنجليزية وما تحتويه من دفاتر يومية مساعدة ودفاتر أستاذ مساعد ودفتر يومية عام ودفاتر استاذ عام وميزان مراجعة ومهما يكن الامر فان فكرة الاحتياج إلى مجموعة دفترية و مجموعة مستندية مهما كانت الطريقة المستخدمة هان جدا حتى يمكن إثبات العمليات المختلفة في الدفاتر في ضوء قواعد المحاسبة ومبادئها
الدفاتر
كل تاجر يمسك الدفاتر القانونية التي تستلزمها طبيعة أعماله التجارية وأهميتها بطريقة تكفل بيان مركزه المالي بالدقة وبيان ماله وما عليه من ديون متعلقة بتجارته ويجب ان يمسك على الأقل الدفترين الآتيين وهما دفتر اليومية الأصلي ودفتر الجرد وفى هذا يتفق مع قانون التجارة في الدفاتر الإلزامية التي تتعلق بالمحاسبة
دفتر اليومية ودفتر الجرد
تقيد في دفتر اليومية الأصلي جميع العمليات المالية التي يقوم بها التاجر وكذلك مسحوباته الشخصية ويتم هذا القيد يوميا بيوم وبالتفصيل وان كان مضمون هذه المادة يتفق مع قانون التجارة الا انه يخالفه فيما يختص بمسحوباته الشخصية فبعد ان كان القانون يلزم التاجر يقيدها شهر بشهر اذ بهذه المادة تلزمه بقيدها يوميا
تقيد في دفتر الجرد تفاصيل البضاعة الموجودة لدى التاجر في آخر سنته المالية او بيان إجمالي عنها إذا كانت تفاصيلها واردة بدفاتر أو قوائم مستقلة وفى هذه الحالة تعتبر الدفاتر او القوائم جزءا متمما الدفاتر المذكورة كما تقيد بالدفاتر صوره من ميزانيه التاجر في كل منه إذا لم تقيد في أي دفتر آخر
يتعين قبل استعمال دفتري اليومية والجرد ان تنمر كل صفحة من صفحاتها وان يوقع على كل ورقه فيها الموثق الواقع في دائرة اختصاصه ويجب ان يكون الدفاتر المنصوص عليها خاليه من اي فراغ او كتابه في الحواشي او تحضير فيما دون بها وتتوقف قيمة هذه الدفاتر على دقتها وانتظامها فاذا ما توفرت فيها الدقة والانتظام تحققت عده مزايا منها تصبح دليلا على حسن النية عند الإفلاس مما يغفى التاجر من المسئولية الجنائية وتصبح أداة قويه لامتناع مصلحة الضرائب بحقيقة أرباح المنشأة وبذلك تتلافى ما قد تتعرض له من تقدير الارباح بطريقة جزافية وتوفر البيانات الدقيقة وتساعد على اكتشاف الغش والخطأ
الدفاتر البيانية/الإحصائية
وهي سجلات إضافية بيانية تعد على الأخص لتبيان العمليات التي لا يمكن ان تشملها دفاتر الحسابات او تلك التي لا تتضمن انتقال قيمة بل يعبر عنها بالكمية وتعالج فيها نواحي مختلفة للمنشأة وعمليات الإحصائيات عن وحدات المبيعات وتحليلها حسب الاسواق او العملاء والمندوبين او الفترات المالية وتنظم هذه القوائم والسجلات وفقا لاحتياجات المنشأة
المستندات
تعتبر المستندات إحدى الركائز الهامة للتنظيم المحاسبي السليم حيث لا تثبت أي عملية في الدفاتر دون مستند يؤيدها وتلعب المستندات دورا هاما في الإثبات أمام المحاكم عندما تنشأ المنازعات بين المنشأة والغير ولما كانت كل عملية من العمليات التي بجربها التاجر لها المستند الذي يؤيدها فقد اصطلح على ان يذيل كل قيد بشرح العملية تتضمن شرح نوع المستند الخاص بها وهذه المستندات متنوعة وتختلف بحسب نوع العملية/ بالمشتريات تؤيدها فاتورة نحصل عليها من البائع. والمبيعات تؤيدها فاتورة تعطيها للمشترى والمبالغ الواردة تؤيدها صوره او ايصال يستلم الدفع. والمردودات تؤيدها فواتير الخصم والإضافة. والمبالغ الصادرة تؤيدها ايصال نحصل عليه من المستلم. وهكذا نجد ان اغلب العمليات التي يقوم بها المنشاة يؤيدها المستند وليس ادل على اهميه هذه المستندات وضرورة الاحتفاظ بهذه المستندات بطريقه منتظمة تسهل معها مراجعه القيود المحاسبية تكفل عند اللزوم التحقق من الارباح والخسائر
برامج أخرى يمكنك الاطلاع عليها
